La misurazione della perfomance
La misurazione e la valutazione della performance rappresentano strumenti di miglioramento, di crescita, e di responsabilizzazione di tutto il personale che opera nelle PP.AA.: e pongono in essere percorsi di miglioramento continuo delle performance.

Con deliberazione del Direttore Generale n. 58 del 26/01/2016 l’Istituto Oncologico veneto I.R.C.C.S. (in seguito IOV) ha approvato il Piano della Performance per il triennio 2017-2019. Tale documento ha recepito gli obiettivi regionali assegnati con DGR 1635/2016 e negli altri atti di programmazione regionale e nazionale articolandoli in sei macro aree di intervento:
1. osservanza delle linee guida ed indirizzi in materia di controllo e di programmazione dell’organizzazione degli uffici;
2. corretta ed economica gestione delle risorse attribuite ed introitate;
3. obiettivi di Salute e funzionamento dei servizi;
4. equilibrio economico;
5. liste d’attesa;
6. rispetto dei contenuti e delle tempistiche dei flussi informativi ricompresi nel Nuovo Sistema Informativo Sanitario.

Misurare le performance e quindi il livello dei servizi è il presupposto fondamentale per responsabilizzare gli attori del sistema e per conoscere quali interventi porre in essere.

Alla luce dell’art. 4 co.2 del D. Lgs. 150/2009 e dei contratti collettivi vigenti, il ciclo di gestione della performance nell’Istituto Oncologico Veneto si articola nelle seguenti fasi:
i) pianificazione degli obiettivi strategici: analisi dei fabbisogni rivolti all’utenza rispetto alla pianificazione delle risorse economiche (piano strategico e programmazione economico-finanziaria);
ii) definizione ed assegnazione degli obiettivi che si intendono raggiungere e dei valori attesi (obiettivi strategici Regionali e correlati indicatori di raggiungimento del risultato);
iii) negoziazione di budget che permette il collegamento tra gli obiettivi (definiti a livello strategico) e l’allocazione delle risorse;
iv) monitoraggio in corso d’esercizio ed attivazione di eventuali interventi correttivi con lo sviluppo di un sistema di reportistica;
v) misurazione e valutazione dei risultati tramite il grado di raggiungimento degli obiettivi con gli indicatori di performance (misurazione performance organizzativa);
vi) rendicontazione dei risultati con la valutazione annuale della performance.

L’articolazione sopra esposta si può analizzare con due differenti linee di sviluppo: uno più propriamente direzionale legato al disegno strategico Regionale e, quindi, al rispetto degli obiettivi posti, l’altro di natura gestionale con la traduzione nell’obiettivo operativo cioè nelle condizioni attraverso le quali l’organizzazione cala lo stesso alle U.U.O.O. per il raggiungimento del risultato atteso. Gli obiettivi strategici costituiscono la descrizione dei traguardi che l’organizzazione si prefigge di raggiungere; gli obiettivi operativi definiscono le azioni necessarie all’implementazione dei programmi strategici e delle relative modalità (risorse umane, risorse economiche, interventi, etc…).

Ogni anno la strategia viene descritta dal Documento delle Direttive, il quale avvia contestualmente un processo di traduzione degli obiettivi strategici in obiettivi operativi mediante il processo a cascata e collegando la dimensione economico-finanziaria e quella organizzativa della gestione. Il processo di negoziazione del budget permette la determinazione degli obiettivi operativi di ciascuna struttura sanitaria ed amministrativa e definisce, per ciascun obiettivo, le azioni, i tempi, le risorse e le responsabilità organizzative connesse al loro raggiungimento. Esso si conclude con la formalizzazione del documento attraverso il quale si opera appunto l’assegnazione “formale” alle U.U.O.O. degli obiettivi e delle risorse da impiegare per la realizzazione degli stessi.

Il sistema di valutazione e i soggetti competenti del sistema di valutazione
Esistono due livelli di valutazione: quello del raggiungimento degli obiettivi della Struttura (performance organizzativa) e quello relativo al giudizio del singolo (performance individuale).

I soggetti che intervengono nel processo di valutazione e misurazione dei risultati sono:
1. L’Organo Indipendente di Valutazione (OIV) che validala Relazione della Performance;
2. La Direzione Aziendale che valuta il raggiungimento degli obiettivi di budget assegnati alle Unità Operative per la performance organizzativa;
3. I soggetti preposti alla valutazione della performance individuale ai sensi degli accordi integrativi sottoscritti, ovvero ai dirigenti responsabili in virtù del principio gerarchico. Nello specifico, il personale del Comparto è valutato dalla figura gerarchicamente superiore che opera a diretto contatto con il valutato (dirigente del ruolo amministrativo/tecnico, posizione organizzativa, coordinatore per l’area sanitaria). Per la Dirigenza, la valutazione rientra nelle competenze del Direttore/Responsabile di Struttura ovvero Direttore di Dipartimento o, eventualmente, al Direttore di Area.

La valutazione delle strutture: il sistema di budget
Il sistema di budget consente la declinazione degli obiettivi aziendali in obiettivi specifici per i diversi Centri di responsabilità aziendali. La scheda Budget di ogni Unità Operativa “Complessa” o “Valenza dipartimentale” è costruita in modo tale che ad ogni obiettivo siano assegnati uno o più indicatori di verifica. Ad ogni indicatore di verifica vengono assegnati, durante la negoziazione di budget, il valore atteso per l’anno di riferimento e il peso relativo ai fini del collegamento con la retribuzione di risultato.

In fase di verifica, viene inserito il valore consuntivo e viene effettuata la valutazione finale.
La valutazione sul singolo indicatore segue criteri diversi a seconda della tipologia dell’indicatore:
• nel caso di indicatori Sì/No, viene attribuito in fase di verifica il peso assegnato all’indicatore con punteggio pieno se l’obiettivo è raggiunto, zero nel caso di obiettivo non raggiunto. In quest’ultimo caso sarà possibile procedere ad una valutazione intermedia tra 0 e 1 sulla base delle motivazioni presentate;
• nel caso di indicatori quantitativi, si applicano delle fasce specifiche derivanti dallo scostamento tra il dato consuntivo e il valore atteso previsto.

La valutazione individuale: le fasi del processo di valutazione
Il sistema utilizzato per la valutazione del personale con riferimento all’anno 2016 è stato definito con gli accordi sottoscritti nel corso dell’anno 2015 con le Organizzazioni Sindacali del Comparto e delle Aree Dirigenziali.

Con riferimento alle schede di valutazione, i dati sono stati raccolti on-line utilizzando uno specifico applicativo. Ogni valutatore ha accesso al sistema con le credenziali personali e inserisce, per ogni valutato, i relativi giudizi.

I dati raccolti con la procedura on line sono poi integrati con i dati relativi a valutati e valutatori del personale convenzionato con l’Università di Padova, raccolti tramite supporto cartaceo, in quanto il sistema on line non consente l’accesso e la valutazione di suddetto personale.

Le schede di valutazione cartacee sono sottoscritte dai valutatori e dal valutato. Quest’ultimo ha apposto la firma per presa visione. È compito della SC Risorse Umane verificare la compilazione delle schede e mantenere i contatti con gli interessati non adempienti.

Qualora un dipendente rilevasse divergenze sulla valutazione espressa da parte dei responsabili, ha la possibilità di presentare ricorso all’Organismo di conciliazione, esplicitandone le motivazioni secondo la procedura di seguito esplicitata:
• entro 30 giorni dalla sottoscrizione della scheda di valutazione da parte del valutato, deve presentare un’istanza all’Organismo, indicante i motivi di disaccordo (nel caso di mancata sottoscrizione, il termine decorre dalla data di avvenuta conoscenza certificata dal valutatore);
• l’Organismo procederà a sentire il valutatore di prima istanza;
• nel caso in cui ritenga fondati i motivi evidenziati dal ricorrente, potrà chiedere al valutatore di prima istanza di procedere ad una revisione della valutazione;
• in caso contrario procederà ad archiviare l’istanza con comunicazione immediata.

Le valutazioni Area Dirigenza
Il sistema di valutazione per l’anno 2016 fa riferimento a quanto definito negli accordi riportati in premessa.
Le schede dell’Area Dirigenziale sono suddivise tra le seguenti tipologie:
• Dirigenza Medica;
• Dirigenza Sanitaria e delle Professioni Sanitarie: psicologi, fisici, biologi, farmacisti, dirigente delle professioni sanitarie;
• Dirigenza Professionale, Tecnica ed Amministrativa: ingegneri, avvocati, statistici, analisti, amministrativi.

Ogni tipologia è a sua volta suddivisa in:
• Dirigenti con incarico gestionale: Direttori/Dirigenti di SS, SC, SSD;
• Dirigenti con incarico professionale: il personale restante.

Le schede prevedono l’individuazione di 5 criteri generali, a loro volta suddivisi in 4 specifici item. Per ogni item è consentito un punteggio che va da 1 a 5. Il totale massimo per ogni scheda è quindi di 100 punti. La valutazione è negativa se il punteggio è inferiore a 60.

Le valutazioni del personale del Comparto
Per il personale del Comparto la scheda di valutazione in uso individua 5 criteri generali (Area della collaborazione, Area della comunicazione, Area della qualità erogata, Area dell’efficienza, Area della formazione), a loro volta suddivisi in specifici item. Per ogni item è consentito un punteggio che va da 1 a 5. Il totale massimo per ogni scheda è di 100 punti. La valutazione è negativa se il punteggio è inferiore a 55.

Criteri di determinazione delle quote individuali
Area Personale del comparto
Il sistema di valutazione vigente è disciplinato dagli accordi sottoscritti con le Organizzazioni Sindacali del personale del Comparto (sottoscritti in data 13 maggio 2015, 4 novembre 2015, 29 giugno 2016 e 7 luglio 2017).

La valutazione è effettuata con cadenza annuale e si inserisce nel sistema di programmazione dello IOV.
Il riconoscimento della produttività avviene a conclusione della verifica operata dall’OIV sul positivo raggiungimento degli obiettivi ed è commisurato:
• ai risultati raggiunti dall’U.O. di appartenenza (performance organizzativa)
• alla valutazione conseguita da ciascun dipendente (performance individuale).
• alle effettive risorse finanziarie disponibili del fondo di produttività;
• al coefficiente di categoria di appartenenza;
• alla tipologia oraria del rapporto di lavoro, qualora sia presente un contratto di lavoro a part-time;
• alla presenza in servizio, considerando sia i termini di assunzione e cessazione del dipendente in corso d’anno sia eventuali assenze – previste dalla normativa nazionale e aziendale vigente – che ne determinano la riduzione.

È prevista un’anticipazione mensile a titolo di acconto, oggetto di conguaglio in sede di erogazione del saldo.
Al personale in part time, la quota di incentivazione viene ridotta in proporzione all’orario effettuato.
Al personale neo assunto la quota individuale spettante è erogata dopo il superamento del periodo di prova.

Il fattore determinante la quota individuale di retribuzione di produttività è il raggiungimento degli obiettivi di budget che vengono attribuiti secondo meccanismi di negoziazione e di concertazione. Gli obiettivi sono articolati sulle macro aree strategiche, definite in continuità con la programmazione regionale, nonché in specifici obiettivi aziendali. Tutti gli obiettivi sono formalizzati in specifici documenti di programmazione (c.d. Schede di budget) e sono costruiti con la finalità di perseguire strategie aziendali il più possibile condivise col personale dirigente nel suo complesso e in tale ottica l’attribuzione delle quote economiche a titolo di retribuzione di risultato risponde alla suddivisione delle rispettive competenze interne e a criteri che garantiscono la coerenza tra la destinazione delle risorse disponibili e gli obiettivi da raggiungere.

Il sistema in particolare:
• garantisce la partecipazione di tutti i dipendenti al potenziale raggiungimento degli obiettivi;
• penalizza chi non raggiunge l’obiettivo individuale in proporzione alla % di mancato raggiungimento;
• il grado di conseguimento degli obiettivi di struttura, valutato in forma percentuale, determinerà l’importo della quota di retribuzione di risultato.

Il fattore determinante la quota individuale di retribuzione di risultato è il raggiungimento degli obiettivi di budget.
Nel caso di parziale mancato raggiungimento dell’obiettivo assegnato, la quota economica viene ridotta ed attribuita secondo le seguenti percentuali:
• in presenza di valutazione pari o superiore al 80%: il risultato si intende integralmente conseguito;
• per valutazioni comprese tra il 60% e l’79%: il risultato si intende raggiunto al 75%;
• per valutazioni comprese tra il 35% e il 59%: il risultato si intende raggiunto al 50%;
• per valutazioni inferiori al 35%: nulla viene riconosciuto.

La metodologia definita dallo IOV – in via generale – per esprimere i giudizi su tutti i possibili elementi da valutare prevede 5 aree di esame (secondo quanto riportato in linea dai contratti collettivi nazionali):
• impegno lavorativo
• qualità della prestazione
• adattamento ai cambiamenti organizzativi
• orientamento all’utenza
• grado di coinvolgimento nei processi aziendali

All’interno delle aree elencate nel precedente comma sono specificati 20 elementi analitici (item) per ciascuno dei quali è prevista una scala di giudizio da 1 a 5 gradi a valore incrementale, fino al raggiungimento del punteggio massimo di 100/100.

Applicando la presente metodologia ai diversi ambiti di valutazione, il giudizio finale potrà essere positivo (uguale o superiore a 55) o negativo (se inferiore a 55).
In caso di valutazione annuale negativa al dipendente non viene corrisposta alcuna quota di produttività.

Area Personale della Dirigenza
Il sistema di valutazione vigente è disciplinato dagli accordi sottoscritti con le Organizzazioni Sindacali del personale della Dirigenza Medica, della Dirigenza Sanitaria e delle Professioni Sanitarie e della Dirigenza PTA (sottoscritti in data 30 aprile 2015, 9 giugno 2015, 21 giugno 2017, 30 agosto 2017 e 11 settembre 2017).

Il riconoscimento del risultato avviene a conclusione della verifica operata dall’OIV sul positivo raggiungimento degli obiettivi ed è commisurato:
• ai risultati raggiunti dall’U.O. di appartenenza (performance organizzativa)
• alla valutazione conseguita da ciascun dipendente (performance individuale).
• alle effettive risorse finanziarie disponibili del fondo di risultato;
• al coefficiente di incarico attribuito;
• alla tipologia oraria del rapporto di lavoro, qualora sia presente un contratto di lavoro a part-time;
• alla presenza in servizio, considerando sia i termini di assunzione e cessazione del dipendente in corso d’anno sia eventuali assenze – previste dalla normativa nazionale e aziendale vigente – che ne determinano la riduzione.

È prevista un’anticipazione mensile a titolo di acconto, oggetto di conguaglio in sede di erogazione del saldo.
Al personale in part time, la quota di incentivazione viene ridotta in proporzione all’orario effettuato.
Al personale neo assunto la quota individuale spettante è erogata dopo il superamento del periodo di prova.

Il fattore determinante la quota individuale di retribuzione di risultato è il raggiungimento degli obiettivi di budget che vengono attribuiti secondo meccanismi di negoziazione e di concertazione. Gli obiettivi sono articolati sulle macro aree strategiche, definite in continuità con la programmazione regionale, nonché in specifici obiettivi aziendali. Tutti gli obiettivi sono formalizzati in specifici documenti di programmazione (c.d. Schede di budget) e sono costruiti con la finalità di perseguire strategie aziendali il più possibile condivise col personale dirigente nel suo complesso e in tale ottica l’attribuzione delle quote economiche a titolo di retribuzione di risultato risponde alla suddivisione delle rispettive competenze interne e a criteri che garantiscono la coerenza tra la destinazione delle risorse disponibili e gli obiettivi da raggiungere.

Gli obiettivi sono articolati sulle macro aree strategiche, definite in continuità con la programmazione regionale, nonché in specifici obiettivi aziendali. Tutti gli obiettivi sono formalizzati in specifici documenti di programmazione (c.d. Schede di budget) e sono costruiti con la finalità di perseguire strategie aziendali il più possibile condivise col personale dirigente nel suo complesso e in tale ottica l’attribuzione delle quote economiche a titolo di retribuzione di risultato risponde alla suddivisione delle rispettive competenze interne e a criteri che garantiscono la coerenza tra la destinazione delle risorse disponibili e gli obiettivi da raggiungere.

Il sistema in particolare:
• garantisce la partecipazione di tutti i dirigenti al potenziale raggiungimento degli obiettivi;
• penalizza chi non raggiunge l’obiettivo individuale in proporzione alla % di mancato raggiungimento;
• il grado di conseguimento degli obiettivi di struttura, valutato in forma percentuale, determinerà l’importo della quota di retribuzione di risultato.

Il fattore determinante la quota individuale di retribuzione di risultato è il raggiungimento degli obiettivi di budget.
Nel caso di parziale mancato raggiungimento dell’obiettivo assegnato, la quota economica viene ridotta ed attribuita secondo le seguenti percentuali:
• in presenza di valutazione pari o superiore al 90%: il risultato si intende integralmente conseguito;
• per valutazioni comprese tra il 70% e l’89%: il risultato si intende raggiunto al 75%;
• per valutazioni comprese tra il 45% e il 69%: il risultato si intende raggiunto al 50%;
• per valutazioni inferiori al 45%: nulla viene riconosciuto.

Per quanto riguarda la performance individuale, la scheda di valutazione individuale utilizzata si differenzia in relazione alla natura dell’incarico dirigenziale, ovvero tra incarico gestionale e incarico professionale.

La metodologia applicata dall’Istituto – in via generale – per esprimere i giudizi su tutti i possibili elementi da valutare prevede la definizione di 5 aree di esame e, all’interno di queste, l’indicazione di 20 elementi analitici (item) sui quali il valutatore di prima istanza è chiamato ad esprimere il proprio giudizio sintetico.

Per l’espressione del giudizio relativo a ciascun “item” il valutatore si orienta sulla base di una scala di giudizio da 1 a 5 gradi a valore incrementale, fino al raggiungimento del punteggio massimo di 100/100.

Applicando la presente metodologia ai diversi ambiti di valutazione, il giudizio finale potrà essere positivo (uguale o superiore a 60) o negativo (se inferiore a 60).
In caso di valutazione annuale negativa al dirigente non viene corrisposta alcuna quota di risultato.

Processo di attuazione del Ciclo della Performance
La struttura tecnica di supporto dell’IOV è stata individuata nella UO Controllo di Gestione che è anche struttura di supporto alla Direzione Aziendale nell’attività di programmazione annuale, nel monitoraggio periodico e analisi dei dati.

Relativamente alla performance individuale contribuiscono alla realizzazione e alla gestione del ciclo complessivo legato al sistema di valutazione più professionalità, afferenti a diverse UOC in base ai rispettivi ambiti di competenza.

L’attività consiste nel definire i criteri condivisi con la Direzione e la parte sindacale, nel supportare tutti i soggetti coinvolti nella valutazione per il percorso legato alla misurazione della performance, monitorare il corretto funzionamento dell’intero processo fino alla erogazione della quota individuale derivante dalla stessa valutazione.

L'Istituto Oncologico Veneto non ha nessuna documentazione o è in fase di aggiornamento.